如果問員工,你最煩什么?他十有八九會(huì)說:開會(huì)!但是開會(huì)又是管理中不得不進(jìn)行的一種管理方式,因?yàn)橹挥虚_會(huì)才能布置工作任務(wù)、傳達(dá)企業(yè)精神,解決管理問題。
因此,如何高效開會(huì),讓員工不煩,成為管理中的“頭等大事”。
開會(huì)的目的本來是指引工作方向,使工作更有效率地開展,但實(shí)際上會(huì)議繁雜而無效是很多員工經(jīng)常抱怨的話題。如何有效地提高開會(huì)質(zhì)量呢?高效的會(huì)議會(huì)短時(shí)間內(nèi)達(dá)到交流信息、解決問題和作出決策的目的,而失敗的會(huì)議只會(huì)成為例行公事,成為領(lǐng)導(dǎo)和員工的負(fù)擔(dān),如何高效開會(huì)呢?
確定開會(huì)的必要性
如果會(huì)議內(nèi)容只是單方面的信息傳遞,那么以文件、電話或網(wǎng)絡(luò)等通知形式即可,沒必要大動(dòng)干戈組織開會(huì)。如果是決策性會(huì)議,要首先權(quán)衡開會(huì)需要達(dá)到的目標(biāo)跟參與開會(huì)的人涉及的工作影響程度之間的利弊得失。要做到“若非必要,絕不開會(huì)”,堅(jiān)決不開“老鼠會(huì)議”。
充分做會(huì)前準(zhǔn)備
很多公司在開會(huì)的時(shí)候?qū)懙煤芎茫航裉煸缟祥_會(huì),9:30會(huì)議室集合。但是從來沒有人寫幾點(diǎn)結(jié)束。問題出在哪里?主要是會(huì)議資料不應(yīng)該在會(huì)場(chǎng)閱讀,而應(yīng)該在開會(huì)前發(fā)放并閱讀,一到會(huì)場(chǎng)就直接討論和表決,開會(huì)就是為了馬上把結(jié)果做出來。擬定好會(huì)議流程,包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn),初步估算開會(huì)將持續(xù)的時(shí)間,并將會(huì)議的重點(diǎn)議題列出,提前發(fā)放給員工,好讓他們提前準(zhǔn)備,安排好手中的工作。提前將與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言大約持續(xù)時(shí)間告知員工,讓他們靈活掌握自己的發(fā)言時(shí)間。這樣才能快速表決,快速達(dá)到會(huì)議效果。
靈活掌握會(huì)議進(jìn)程
會(huì)議主持人是會(huì)議是否成功的重要因素。一個(gè)優(yōu)秀的會(huì)議主持人要掌握會(huì)議的進(jìn)程,準(zhǔn)時(shí)開始,準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。要讓每一位員工時(shí)刻圍繞會(huì)議的中心議題進(jìn)行討論,做到“開門見山,直奔主題”。主持人可以定下一條“鐵律”,一切以“能夠解決問題”為原則,也就是說一切不能解決問題的意見,無需討論,討論了也沒有意義,及時(shí)整頓會(huì)議秩序,將跑題的人員拉回到會(huì)議討論的主題上。這就體現(xiàn)出了會(huì)議的本質(zhì),即會(huì)議就是為了解決問題而開。
有的酒店專門在會(huì)議中設(shè)置把關(guān)員,負(fù)責(zé)把關(guān)主題。在進(jìn)行討論時(shí),把關(guān)員要隨時(shí)提醒員工確保討論主題不會(huì)離題。當(dāng)有好的議題出現(xiàn),會(huì)議把關(guān)員先記錄下來,但仍要回到原先主題討論。
另外,為了開會(huì)不讓員工溜號(hào),不打呼嚕,就請(qǐng)記住以下幾點(diǎn):
主講人條理清楚,層次分明。會(huì)議的幾個(gè)議題要清晰,層次要分明,不能混淆。
掌握語速與節(jié)奏。過快過慢的語速都會(huì)影響聽會(huì)人的情緒。節(jié)奏適中,語速要有所變化。
適當(dāng)穿插些輕松的詞語。在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間,用一些小典故、小笑話調(diào)解一下會(huì)場(chǎng)的氣氛。
如非必要,就不要準(zhǔn)備會(huì)議材料,只列議題即可。會(huì)議材料的準(zhǔn)備,既浪費(fèi),也會(huì)對(duì)參加會(huì)議的人造成一種依賴心理。
選擇恰當(dāng)時(shí)間
首先,會(huì)議不要定在員工饑腸轆轆或快下班的時(shí)間,應(yīng)該選在員工有充分時(shí)間和精力的時(shí)段,避免了員工沒有心思參會(huì)的問題。其次,會(huì)議應(yīng)該嚴(yán)格遵守時(shí)間限制,比如說一個(gè)小時(shí)結(jié)束,就應(yīng)該控制在一個(gè)小時(shí)之內(nèi),否則會(huì)讓員工產(chǎn)生會(huì)議沒有終點(diǎn)的心理,因此討論問題也會(huì)由于失去了時(shí)間的壓力而變得不積極,而以后會(huì)議中,他們也會(huì)對(duì)會(huì)議時(shí)間置若罔聞,很難遵守了。有的酒店設(shè)置計(jì)時(shí)員,在會(huì)議的每個(gè)階段計(jì)時(shí)員會(huì)依照會(huì)議通知規(guī)定的每人報(bào)告時(shí)間,提出警告,以免會(huì)議延遲。
確定發(fā)言順序
如果會(huì)議非常希望知道下屬的意見,可以采用隔離發(fā)言的方式:先讓職位最低者進(jìn)入會(huì)場(chǎng),進(jìn)行發(fā)言;然后他們退場(chǎng),再由職位高的員工進(jìn)入會(huì)場(chǎng)發(fā)言,以此類推。這樣,員工發(fā)言時(shí)就不會(huì)因?yàn)轭櫦深I(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)而不能暢所欲言了。
抓好落實(shí)
開會(huì)的時(shí)候會(huì)有一個(gè)好笑的現(xiàn)象,“各位,我們的會(huì)議到這里結(jié)束”,門一打開,嘩,都跑掉了。知道為什么嗎?因?yàn)檫@個(gè)會(huì)不是我負(fù)責(zé)的。因此,必須在門打開以前要宣布會(huì)議結(jié)果的執(zhí)行人、追蹤人。
只開會(huì),不落實(shí),會(huì)讓會(huì)議變得失去意義,這同樣是開會(huì)效率不高的體現(xiàn)。會(huì)議結(jié)束后,要有指定的人負(fù)責(zé)整理會(huì)議的最終結(jié)論,由領(lǐng)導(dǎo)簽批后,通知部門或?qū)H素?fù)責(zé)落實(shí),要明確責(zé)任,規(guī)定期限,限定好執(zhí)行時(shí)間和匯報(bào)總結(jié)的時(shí)間,并指定人負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查決策的落實(shí)情況。
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欣悅酒家開會(huì)流程10步
1.確定會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、主題、目標(biāo)、主持人、會(huì)議準(zhǔn)備人員
2.通知與會(huì)人員,事先就會(huì)議的主題、目標(biāo)進(jìn)行溝通
3.準(zhǔn)備會(huì)議室、投影儀、白板、筆記本電腦
4.打印會(huì)議資料,發(fā)放下去
5.會(huì)議的變更及時(shí)通知相關(guān)人員(時(shí)間、地點(diǎn)等)
6.會(huì)議要簽到
7. 會(huì)議中控制進(jìn)度
8. 記錄會(huì)議決議
9. 跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行
10.總結(jié)會(huì)議的得失,改進(jìn)會(huì)議的流程,定期對(duì)管理人員進(jìn)行開會(huì)培訓(xùn),確保開會(huì)不拖沓冗長!